Povinnosti týkajúce sa malých firiem: dane zo mzdy

Jedným z problémov, s ktorým musia majitelia malých podnikov čeliť, je udržiavať sa v platnosti s mnohými povinnosťami týkajúcimi sa miestnych, štátnych a federálnych daní. Zatiaľ čo väčšina podnikateľov zamestnáva účtovníka alebo daňového odborníka, aby sa zaoberal daňovými problémami, pochopenie daňového systému je dôležité pre tých, ktorí nesú konečnú zodpovednosť za plnenie všetkých daňových povinností. Tento článok sa zameriava na povinnosti podnikateľov v oblasti daní zo mzdy. (Zistite, ako môžu odpočty miezd znížiť vašu daň z príjmu fyzických osôb v časti Vyplatenie miezd .)

POZRI: Podnikateľský plán

Povinnosti týkajúce sa dane zo mzdy Každá obchodná činnosť so zamestnancami je povinná zrážať dane zo mzdy z výplatných pásiem zamestnancov a platiť príslušné federálne, štátne a miestne dane. Dane, ktoré sa zvyčajne vyberajú z výplat zamestnancov, zahŕňajú FICA (dane z daní Medicare a sociálneho zabezpečenia) a federálne, štátne a miestne dane z príjmu, ak sa uplatňujú. K ďalším zrážkovým povinnostiam patrí FUTA (federálny zákon o dani z nezamestnanosti) av štátoch ako Kalifornia, Havaj, New Jersey, New York a Rhode Island dane z poistenia pre prípad invalidity. Nesplatenie daní alebo chýbajúca platba môžu mať za následok vysoké pokuty a pokuty, preto je dôležité vypočítať dlžnú daň zo mzdy a zaplatiť ich včas. (Správne vedenie účtovníctva je nevyhnutné pre malé podniky. Prečítajte si šesť krokov k lepšiemu rozpočtu na podnikanie, kde sa dozviete, ako spravovať príjmy a výdavky.)

Ak majiteľ malého podniku nemá externých zamestnancov, ale je začlenený, vyššie uvedené pravidlá platia aj pre výplaty vlastníka, pretože je v podstate jediným zamestnancom spoločnosti. Ak podnik nie je založený a neexistujú žiadni zamestnanci, vlastník bude musieť každý štvrťrok platiť odhadované dane z príjmu zo samostatnej zárobkovej činnosti. (Prečítajte si, či chcete začleniť svoje podnikanie? Zistite, či by táto obchodná štruktúra bola pre vás výhodná.)

Výpočet dane zo mzdy Existujú tri kroky na výpočet dane zo mzdy:

1. Určenie zdaniteľných pracovníkov
2. Určenie zdaniteľnej mzdy
3. Vypočítajte zadržané sumy

Daňoví pracovníci Pracovníci môžu byť zamestnanci alebo nezávislí dodávatelia. Zamestnanci sú považovaní za zdaniteľných pracovníkov podliehajúcich dani zo mzdy, zatiaľ čo nezávislí dodávatelia sú zodpovední za platenie svojich daní. Pracovníci sa zvyčajne považujú za zamestnancov, ak máte právo priamo riadiť a kontrolovať spôsob práce, a nie iba výsledky práce. Hranice medzi nezávislými zmluvnými stranami a zamestnancami však nie sú vždy jednoznačné. S cieľom pomôcť vlastníkom podnikov určiť, ktorí pracovníci sú zdaniteľnými zamestnancami, má IRS pravidlá podľa obyčajového práva, ktoré zahŕňajú behaviorálne, finančné a vzťahové testy.

Behaviorálny test Pracovník je zamestnanec, ak má zamestnávateľ právo riadiť a kontrolovať pracovníka. Zamestnávateľ nemusí pracovníka skutočne usmerňovať alebo kontrolovať, má však právo to urobiť.

Finančný test Tento test sa zameriava na mieru kontroly, ktorú má zamestnávateľ nad finančnými aspektmi zamestnania. V niektorých povolaniach má významná kontrola dodávok používaných na prácu postavenie pracovníka ako nezávislého dodávateľa.

Jedným z jednoznačných spôsobov, ako odlíšiť nezávislého dodávateľa od zamestnanca, je dostupnosť služieb. Nezávislý dodávateľ nie je viazaný na jednu spoločnosť a môže inzerovať služby; zamestnanec nemôže propagovať služby, pokiaľ nepracuje mimo spoločnosti ako nezávislý dodávateľ.

Test vzťahu Tento test sa týka spôsobu, akým zamestnávateľ a pracovník vnímajú svoj vzťah. Ak sa očakáva, že vzťah zamestnávateľ - pracovník bude trvať do konca konkrétneho projektu alebo na určité časové obdobie, potom je pracovník nezávislým dodávateľom. Na druhej strane, ak vzťah nemá žiadne hranice alebo hranice, pracovník je zdaniteľným zamestnancom. (Viac informácií o vzťahoch nevyhnutných pre malú firmu nájdete v dokumente Small Business: Je to všetko o vzťahoch .)

Zdaniteľné mzdy Zdaniteľné mzdy sú kompenzáciou za poskytované služby a môžu zahŕňať plat, bonusy alebo dary. Niektoré formy kompenzácie, napríklad úhrada výdavkov na služobné cesty za cestovné alebo stravu, sa nepovažujú za zdaniteľné mzdy. Aby boli výdavky nezdaniteľné, musia ich zamestnanci overiť prostredníctvom výkazov príjmov alebo výdavkov. Musia byť tiež nevyhnutné, primerané a súvisiace s podnikaním. (Ak vám vzniknú výdavky súvisiace s podnikaním, uistite sa, že vaše príjmy sú v poriadku. Prečítajte si 10 krokov k príprave na daň, kde nájdete informácie o plánovaní do 15. apríla.)

Vypočítanie zrážky Po zistení, ktorí pracovníci sa považujú za zdaniteľných zamestnancov a ktoré mzdy sú zdaniteľnými mzdami, je ďalším krokom zisťovanie sumy, ktorú musíte zraziť za federálne, štátne a miestne dane, ako aj FICA a FUTA.

Federálne dane Každá výplata musí vyberať federálne dane z príjmu za príslušné obdobie. IRS má dve sady daňových tabuliek, ktoré môžu zamestnávatelia použiť na výpočet zrážkových súm: tabuľky mzdových skupín a percentuálne tabuľky.

Tabuľky mzdových skupín sú rozdelené na päť rôznych mzdových období (denné, týždenné, dvojtýždenné, polmesačné a mesačné). Pri určovaní zrážkových súm zamestnávatelia vyberajú príslušné platové obdobie a platovú triedu pre zamestnancov a potom čítajú tabuľku v stĺpci, ktorý zobrazuje počet požadovaných výnimiek.
Percentuálne tabuľky sú k dispozícii pre osem mzdových období (denné, týždenné, dvojtýždenné, polmesačné, mesačné, štvrťročné, polročné a ročné) a sú rozdelené podľa rodinného stavu. Zamestnávatelia začínajú znižovaním miezd o hodnotu nárokovaných výnimiek. Ďalej používajú tabuľku zodpovedajúcu rodinnému stavu zamestnanca a hľadajú zrážkovú sumu na základe mzdovej skupiny.

Ako vlastník firmy je vašou zodpovednosťou preštudovať si dve sady tabuliek a určiť, ktorá z nich je vhodná pre vaše podnikanie. Percentuálne tabuľky sú inkluzívnejšie, pokiaľ ide o mzdové obdobia, takže ak ste v situácii, keď sú rôzni zamestnanci platení v rôznych mzdových obdobiach, potom by mala byť percentuálna tabuľka zvolená. Napríklad, ak sú vaši zamestnanci platení štvrťročne, percentuálne tabuľky budú vhodnejšie ako tabuľky mzdových skupín. Ak chcete získať tieto tabuľky, zavolajte na IRS alebo prejdite na stránku //www.irs.gov/ a požiadajte o publikácie 15 a 15-A.
Štátne dane
Väčšina štátov používa tabuľky podobné federálnym daňovým tabuľkám a môžete ich získať tak, že prejdete do daňovej časti webovej stránky svojho štátu alebo sa spojíte so správou malých podnikov. V jurisdikciách, ktoré nestanovujú štátne dane z príjmu, napríklad na Aljaške, na Floride, v Texase, vo Wyomingu a vo Washingtone, nemusíte vyberať štátne dane. Medzi ďalšie výnimky patria štáty, ktorých dane z príjmu fyzických osôb sú pevne stanovené percento federálnej dane, napríklad v Arizone, a kde sú štátne dane pevne stanovené percento hrubých miezd, napríklad Pennsylvania.
FICA Federálny zákon o príspevkoch na poistenie (FICA) je federálny zákon, ktorý vyžaduje, aby zamestnávatelia zrazili dane zo sociálneho zabezpečenia a Medicare z miezd vyplácaných zamestnancom. Takisto sa od zamestnávateľa a zamestnanca vyžaduje, aby zaplatili polovicu dane FICA. Dane sociálneho zabezpečenia a dane Medicare sa ukladajú zamestnancovi paušálnou sadzbou 4, 2% pre sociálne zabezpečenie a 1, 45% pre Medicare a jednotnou paušálnou sadzbou zamestnávateľa 6, 2% a 1, 45%, čím sa vytvára kombinovaná daňová sadzba FICA vo výške 15, 3% (12, 4% pre sociálne zabezpečenie a 2, 9% pre Medicare). Samostatne zárobkovo činné osoby sú zodpovedné za zaplatenie celej dane vo výške 13, 3%. (Prečítajte si o tom, ako vláda určuje vašu daňovú sadzbu v časti Lafferova krivka - kľúč k ideálnej daňovej sadzbe .)

Na rozdiel od federálnych a štátnych daní nie sú dane FICA ovplyvnené počtom zrážkových daní požadovaných zamestnancom. Jednoducho vynásobíte hrubú mzdu zamestnanca príslušnou sadzbou dane, aby ste určili, koľko musíte zrážať a koľko musíte platiť ako zamestnávateľ. V rokoch 2009 a 2010 sa daň zo sociálneho zabezpečenia vzťahuje iba na prvých 106 800 dolárov príjmu, ktoré sa tiež nazývajú mzdové základy sociálneho zabezpečenia. Základ miezd sa každý rok upravuje o infláciu. Daň Medicare nemá limit príjmu.
FUTA Dane v nezamestnanosti alebo FUTA sú dane platené výlučne zamestnávateľom. Musíte platiť dane v nezamestnanosti, ak sa uplatňuje niektorá z nasledujúcich situácií:

a) Platíte mzdy v celkovej výške najmenej 1 500 USD za štvrťrok
b)
Máte aspoň jedného zamestnanca v ktorýkoľvek daný deň počas 20 týždňov v kalendárnom roku, bez ohľadu na to, či sú tieto týždne po sebe nasledujúce

Sadzba dane FUTA je 6, 2% za rok 2011 a je uvalená na prvých 7 000 dolárov mzdy pre každého zamestnanca. Na svoju hrubú daň z FUTA si však môžete nárokovať kredity, ktoré odzrkadľujú štátne dane v nezamestnanosti, ktoré platíte. Ak platíte štátnu daň z nezamestnanosti v čase jej splatnosti, môžete si uplatniť nárok na 5, 4% kredit, ktorý efektívne znižuje vašu daňovú sadzbu FUTA na 0, 8%.
Prinášame všetko dohromady
Výpočet dane zo mzdy môže byť veľmi komplikovaný a je dôležité posielať platby včas, aby nedošlo k sankciám a oneskoreným poplatkom. Federálne platby daní sa môžu uskutočňovať buď online prostredníctvom elektronického federálneho systému platieb daní (EFTPS), alebo prostredníctvom bánk oprávnených prijímať federálne platby. Ak použijete posledný uvedený spôsob, ku každej platbe by mal byť priložený formulár 8109, ktorý je možné získať na telefónnom čísle IRS na čísle 1-800-829-4933 alebo na webovej stránke IRS. Dane FUTA sa obvykle platia štvrťročne a dane z príjmu a FICA sa ukladajú polmesačne alebo mesačne. IRS zvyčajne posiela majiteľom firiem oznámenie na konci každého roka, v ktorom uvedie, ktorú metódu použiť na nasledujúci rok.

Všeobecne sa aktuálnosť vkladu určuje podľa dátumu prijatia. Poštový vklad prijatý po dátume splatnosti sa však bude považovať za aktuálny, ak môžete preukázať, že bol zaslaný najmenej dva dni pred dátumom splatnosti. Ak sa chcete dozvedieť viac o mzdových povinnostiach zamestnávateľov malých podnikov, prejdite na stránku //www.irs.gov/ alebo zavolajte na linku živej pomoci IRS pre podniky na čísle 1-800-829-4933.

Pre súvisiace čítanie si pozrite daňový úver na výdavky plánované malými podnikmi .