Plán úhrady
Všeobecný pojem pre niekoľko druhov programov, ktoré preplácajú zamestnancom rôzne druhy pracovných nákladov. Tieto výdavky môžu zahŕňať náklady na lekárske, automobilové, cestovné, stravu a zábavu. Plány náhrad vyplácajú zamestnávatelia, aby im umožnili zaplatiť presnejšiu sumu vzniknutých výdavkov na zamestnancov, namiesto toho, aby museli poskytovať široký príspevok alebo zvýšenie náhrady na ich pokrytie.
Pochopenie plánu úhrady
Plány preplácania môžu mať mnoho podôb, ako napríklad zodpovedné a nezodpovedné plány, okrajové výhody de minimis alebo príspevky na najazdené kilometre a cestovné. Zamestnanci nemôžu vykonávať žiadne osobné odpočty za výdavky, ktoré sú kryté v rámci plánu náhrad. Zamestnanci musia primerane podrobne zaznamenať záznamy o nákladoch prostredníctvom denníkov alebo potvrdení, aby zamestnávatelia mohli odpočítať náhrady.
V publikácii IRS 535, Obchodné náklady sa uvádza: „Aby bolo možné odpočítať, obchodné náklady musia byť bežné a nevyhnutné. Bežné a bežné výdavky sú také, ktoré sú vo vašom odbore bežné. Potrebný náklad je taký, ktorý je užitočný a vhodný pre váš obchod alebo podnikanie. Výdavky nemusia byť nevyhnutné, aby sa považovali za potrebné. “
Niektoré štáty, napríklad v Kalifornii, požadujú od zamestnávateľov, aby preplácali primerané zamestnanecké výdavky spojené s prácou a akékoľvek vyplatené výdavky sa nemusia vykazovať ako mzdy alebo príjmy. Aby sa to však stalo, musia zamestnávatelia vopred zostaviť písomný plán zodpovednosti a zamestnanci v rámci tohto plánu predložia riadne zdokumentované výdavky. Tým sa zabezpečí, aby sa záznamy o výdavkoch riadne a včas udržiavali správne a presne. Mnoho podnikov má účtovníkov alebo zamestnaneckých poradcov, ktorí zdôvodňujú výdavky a zabezpečujú správne vykazovanie a odpočty.
Rozpis niektorých bežných príkladov výdavkov na pracovisku, ktoré by si vyžadovali úhradu zamestnávateľovi, zahŕňa tieto:
- Doprava: Náklady na všetky cestovné súvisiace s prácou, vrátane výdavkov na vozidlá, stravu, ubytovanie, stravu a akékoľvek výdavky na zábavu, ktoré spĺňajú kritériá podrobne uvedené v publikácii IRS 463, Cestovné, zábava, darček a náklady na autá . Vysoký počet zamestnávateľov každoročne prepláca zamestnancom, ktorí používajú svoje osobné vozidlá na obchodné účely, štandardnou sadzbou najazdených kilometrov, ktorú stanovuje IRS. Napríklad štandardná miera najazdených kilometrov pre podnikanie v roku 2017 je 53, 5 centov na míľu. Všeobecne sa bežné náklady na dochádzanie medzi domovom zamestnanca a pracoviskom nepovažujú za refundovateľné.
- Dodávky : Akýkoľvek potrebný tovar, ktorý zamestnanec nakupuje, sa môže preplatiť za náklady, za predpokladu, že sa vráti podľa zodpovedného plánu.
- Stravovanie a zábava : Náklady na stravu a zábavu, ktoré vzniknú v daňovom dome zamestnanca, sú refundovateľné, ale iba vtedy, ak majú príslušné jedlá / zábava preukázateľné obchodné účely.