Firemná kreditná karta
Firemné kreditné karty sú kreditné karty vydané zamestnancom etablovaných spoločností, ktoré im umožňujú účtovať si autorizované obchodné náklady - ako sú hotelové pobyty a letenky, bez toho, aby museli používať svoju vlastnú kartu alebo hotovosť. Tieto karty, ktoré sa tiež nazývajú komerčné kreditné karty, môžu zamestnancom (a zamestnávateľom) uľahčiť správu výdavkov a mnoho z nich ponúka výhody, ako sú časté kilometre a prístup k letiskovým salónikom.
Ako funguje firemná kreditná karta
Firemné kreditné karty sú navrhnuté tak, aby vyhovovali potrebám etablovaných spoločností - zvyčajne tých, ktoré majú ročné príjmy najmenej 4 milióny dolárov, 15 a viac používateľov kariet a projektované poplatky vo výške 250 000 a viac dolárov ročne. Zatiaľ čo väčšina firiem, vrátane živnostníkov a DBA, môže získať kreditnú kartu pre malé podniky, firemné karty (ako už názov napovedá) sú vyhradené pre spoločnosti. To znamená, že spoločnosť musí byť štruktúrovaná a registrovaná ako spoločnosť S alebo C, aby bola spôsobilá.
Hlavní vydavatelia kreditných kariet, ako napríklad American Express, Capital One, Citibank, Chase a Wells Fargo, ponúkajú firemné kreditné karty. Karty sa vydávajú na základe finančného zdravia spoločnosti, nie osobných financií majiteľov. Emitenti kariet môžu napríklad vyžadovať, aby spoločnosť mala silné finančné prostriedky, plus dobrú likviditu a peňažný tok.
Emitenti podnikových kreditných kariet si zvyčajne želajú pozrieť si nedávne účtovné výkazy overené spoločnosťou, podrobnosti o štruktúre a organizácii spoločnosti, daňové informácie (vrátane federálneho daňového identifikačného čísla) a kontaktné informácie pre úradníka spoločnosti, ktorý je oprávnený obchodovať v mene spoločnosti spoločnosť - napríklad majiteľ, prezident alebo pokladník.
Kľúčové jedlá
- Firemné kreditné karty uľahčujú zamestnávateľom a zamestnancom správu výdavkov.
- Firemné karty sa vydávajú väčším etablovaným spoločnostiam a líšia sa od vizitiek, ktoré sú k dispozícii výhradným vlastníkom a DBA.
- Je dôležité, aby sa zamestnanci učili a dodržiavali zásady firemnej kreditnej karty svojej spoločnosti skôr, ako začnú účtovať poplatky.
- V závislosti od karty bude za platbu na kreditnej karte zodpovedný zamestnanec alebo zamestnávateľ.
Zamestnávateľ môže poskytnúť určitým zamestnancom firemnú kartu, aby mohli platiť za schválené obchodné výdavky, ako sú hotely, stravovanie, prenájom automobilov a lety, a tiež získať prístup k hotovostným bankomatom - to všetko bez použitia vlastných prostriedkov alebo podnikového preddavku. Na karte bude uvedený názov spoločnosti spolu s menom zamestnanca ako určeného držiteľa karty. Podpis zamestnanca je uvedený na zadnej strane karty, rovnako ako v prípade osobnej kreditnej karty.
Druhy podnikových kreditných kariet
V závislosti od typu podnikovej kreditnej karty je za platbu kreditnou kartou zodpovedný zamestnanec alebo zamestnávateľ. Pri individuálnej karte zodpovednosti je zamestnanec zodpovedný za priame zaplatenie vydavateľa kreditnej karty za akékoľvek poplatky, za podanie správy o výdavkoch a za úhradu od zamestnávateľa. Emitent kreditnej karty skontroluje kredit zamestnanca skôr, ako mu dá kartu, ale je to „mäkký ťah“, ktorý nemá vplyv na ich kreditné skóre.
Ak ide o kartu zodpovedného podnikania, zamestnávateľ platí faktúru za všetky schválené poplatky (hoci zamestnanec môže byť na háku, aby zaplatil emitentovi priamo za akékoľvek neoprávnené alebo osobné výdavky). Pretože spoločnosť je zodpovedná za platbu faktúry, vydavateľ kreditnej karty zvyčajne nekontroluje kredit zamestnanca, ale táto osoba bude pravdepodobne zodpovedná za podávanie pravidelných správ o výdavkoch, aby spoločnosť mohla každý mesiac zladiť výpisy z kariet.
Skôr ako zamestnanec použije firemnú kreditnú kartu, mal by zistiť, kto je zodpovedný za platenie faktúry každý mesiac. Ak sú zodpovední, mali by vytvoriť systém, ktorý zabezpečí, aby platby boli načas a aby mali k dispozícii prostriedky na pokrytie zostatku.
Výhody firemnej kreditnej karty
Kľúčovou výhodou podnikovej kreditnej karty je to, že uľahčuje správu výdavkov - tak pre zamestnancov, ako aj pre zamestnávateľov. Z podnikového hľadiska umožňuje podniková karta zamestnávateľom stanoviť limity, koľko môžu držitelia kariet minúť za transakciu, za kategóriu výdavkov alebo celkovo. Spoločnosť môže tiež kontrolovať, kde sa karta dá použiť, pričom obmedzuje nákupy na konkrétnych obchodníkov, typy obchodníkov a miesta.
Z pohľadu zamestnanca môže preukaz o zodpovednosti spoločnosti znamenať finančnú úľavu, pretože vylučuje potrebu platiť vopred za výdavky spojené s podnikaním a potom čakať na vrátenie prostriedkov. Ďalšou výhodou je, že niektoré firemné kreditné karty ponúkajú elektronické vykazovanie výdavkov, ktoré automaticky vyplní správy o firemných nákladoch informáciami o nákupe - funkcia, ktorá uľahčuje (tj menej problémov) predkladať včasné a presné správy.
Ďalším významným prínosom je to, že v závislosti od zamestnávateľa môžu mať držitelia kariet pri používaní firemnej kreditnej karty možnosť získať akékoľvek odmeny, ktoré zarobia. Napríklad môžu byť schopní zarobiť si a vyplatiť odmeny za program pre častých letákov alebo program pre častých hostí hotela. Zamestnávateľ sa samozrejme môže rozhodnúť ponechať si odmeny s cieľom vyrovnať ročné podnikové náklady alebo ponúknuť stimuly špičkovým zamestnancom. Mnoho väčších spoločností stále umožňuje zamestnancom ťažiť z výhod programov odmien, pretože tým sa môže zlepšiť morálka zamestnancov.
Mnohé podnikové kreditné karty ponúkajú okrem programov odmien aj výhody, ktoré ocenia mnohí cestujúci, ako napríklad prístup k letiskovým salónom (veľké plus, ak má cestujúci dlhé prestávky), cestovné a pohotovostné asistenčné služby, výmena núdzových kariet a vyplácanie hotovosti, a zrieknutia sa zodpovednosti za škody spôsobené zrážkou v požičovni. Prečítajte si drobné písmo v zmluve o kreditnej karte, aby ste sa uistili, že chápete, ako tieto výhody fungujú. Ak chcete napríklad aktivovať automatické krytie pri prenájme automobilu, pravdepodobne musíte dokončiť celú transakciu s krytou kreditnou kartou a odmietnuť oslobodenie od zrážky pri zrážke od požičovne. Ak máte pochybnosti, zavolajte na číslo na zadnej strane karty.
Zásady spoločnosti týkajúce sa kreditných kariet spoločností
Zamestnanci by mali poznať zásady svojej spoločnosti týkajúce sa podnikových kariet už od začiatku, aby sa vyhli chybám, ktoré by mohli viesť k nočným morám účtovníctva alebo k horšiemu. Držitelia kariet by sa mali oboznámiť so všeobecnými požiadavkami na výdavky a vykazovanie svojej spoločnosti a zistiť, či majú obmedzenia výdavkov, ktoré sa vzťahujú na určité kategórie. Je tiež dôležité dozvedieť sa o akýchkoľvek pravidlách špecifických pre jednotlivé oddelenia alebo pozície. Napríklad manažéri spoločností budú mať pravdepodobne odlišné výdavkové profily, ako napríklad stredné riadenie.
Keď sa držiteľ karty dozvie o politike svojej spoločnosti, mal by sa nimi držať. Ak použijú svoju kartu na nákup niečoho, čo nie je schváleným nákladom na podnikanie, môže to spôsobiť, že vyzerajú zle v očiach zamestnávateľa - aj keď je to čestná chyba. Navyše, mnoho veľkých spoločností má manažérov cestovných a zábavných kariet, ktorí môžu kedykoľvek skontrolovať výdavky zamestnancov. Je dôležité, aby držitelia kariet používali zdravý rozum pri rozhodovaní, či poplatok, ktorý sa chystajú zaplatiť, súvisí so 100% prácou. Ak nie, mali by si ho dať na svoju osobnú kartu a neskôr ju triediť, ak majú pocit, že majú nárok na úplnú alebo čiastočnú úhradu.
Aby ste sa vyhli účtovným nočným morom - alebo horším - nemiešajte osobné výdavky s výdavkami na podnikanie.
Pred aktiváciou podnikovej kreditnej karty môže zamestnávateľ ponúknuť (alebo požadovať) osobné alebo online školenia firemných kreditných kariet určené na pomoc zamestnancom pri osvojovaní si politík. Zamestnávateľ môže okrem toho zverejňovať a aktualizovať zásady na svojej intranetovej stránke. Vždy je dobré zostať informovaný, dodržiavať pravidlá a vyhnúť sa tomu, čo by mohlo mať za následok ďalšiu administratívu alebo by sa mohlo považovať za podvod. Držitelia kariet, ktorí majú otázky týkajúce sa politík zamestnávateľov, by sa mali obrátiť na osobu (alebo oddelenie), ktorá program riadi.
Osobitné úvahy o kreditných kartách spoločností
Okrem porozumenia a dodržiavania zásad spoločnosti týkajúcich sa výdavkových limitov, typov povolených výdavkov a spôsobu spracovania správ o výdavkoch je dôležité, aby si zamestnanci uvedomili, že ak sú - a nie ich zamestnávatelia - zodpovední za platenie kreditných kariet, ich úverové skóre by mohlo klesnúť, ak nebudú zaostávať v platbách. AmEx napríklad nahlási účty úverovému úradu, ak sa účet stane 180 dní po termíne splatnosti. Je vhodné nastaviť upozornenie e-mailom ako pripomienku, kedy sú tieto platby splatné.
Rovnako ako akékoľvek iné kreditné karty, aj zamestnanci by s nimi mali zaobchádzať opatrne a uchovávať ich na bezpečnom mieste, aby sa zabránilo krádeži alebo strate. Ak je karta stratená alebo odcudzená, mala by sa nahlásiť čo najskôr, aby sa karta mohla zrušiť a vymeniť.