Úvod do účtovných informačných systémov - AIS

Účtovný informačný systém (AIS) je štruktúra, ktorú podnik používa na zhromažďovanie, ukladanie, správu, spracovanie, získavanie a vykazovanie svojich finančných údajov, aby ich mohli používať účtovníci, konzultanti, obchodní analytici, manažéri, finanční úradníci (CFO)., audítori, regulačné orgány a daňové agentúry.

Špeciálne vyškolení účtovníci úzko spolupracujú s AIS s cieľom zabezpečiť najvyššiu úroveň presnosti finančných transakcií a vedenia záznamov spoločnosti, ako aj ľahko sprístupniť finančné údaje tým, ktorí k nim legitímne potrebujú prístup - to všetko pri zachovaní neporušených a bezpečných údajov,

Účtovné informačné systémy sa zvyčajne skladajú zo šiestich základných komponentov: ľudí, postupov a pokynov, údajov, softvéru, infraštruktúry informačných technológií a vnútorných kontrol. Pozrime sa podrobne na každý komponent.

Úvod do účtovných informačných systémov

1. Ľudia AIS

Ľudia v AIS sú jednoducho používatelia systému. Medzi profesionálov, ktorí môžu potrebovať AIS organizácie, patria účtovníci, konzultanti, obchodní analytici, manažéri, hlavní finanční úradníci a audítori. AIS pomáha rôznym oddeleniam v rámci spoločnosti spolupracovať.

Napríklad manažment môže stanoviť predajné ciele, pre ktoré si zamestnanci môžu objednať príslušné množstvo zásob. Inventúrna objednávka oznámi novému záväzku účtovnému oddeleniu. Po predaji môžu predajcovia zadávať zákaznícke objednávky, účtovníctvo môžu fakturovať zákazníkom, sklad môže objednávku zostaviť, expedičné oddelenie ju môže odoslať a účtovné oddelenie dostane informáciu o novej pohľadávke. Oddelenie služieb zákazníkom potom môže sledovať zásielky zákazníkov a systém môže vytvárať správy o predaji pre správu. Manažéri môžu tiež vidieť náklady na zásoby, náklady na dopravu, výrobné náklady atď.

S dobre navrhnutým systémom AIS môže mať každý v rámci organizácie, ktorá je na to oprávnená, prístup k rovnakému systému a získať rovnaké informácie. AIS tiež v prípade potreby zjednodušuje získavanie informácií ľuďom mimo organizácie.

Konzultanti môžu napríklad použiť informácie v AIS na analýzu efektívnosti cenovej štruktúry spoločnosti na základe údajov o nákladoch, údajoch o predaji a výnosoch. Audítori môžu tieto údaje použiť aj na posúdenie vnútorných kontrol spoločnosti, finančnej situácie a súladu so zákonom Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS by mal byť navrhnutý tak, aby vyhovoval potrebám ľudí, ktorí ho budú používať. Systém by sa mal tiež ľahko používať a mal by sa zlepšovať, nie brániť účinnosti.

2. Postupy a pokyny

Postup a pokyny AIS sú metódy, ktoré používa na zhromažďovanie, uchovávanie, získavanie a spracovanie údajov. Tieto metódy sú manuálne aj automatizované. Údaje môžu pochádzať z interných zdrojov (napr. Od zamestnancov) aj externých zdrojov (napr. Online objednávky zákazníkov). Postupy a pokyny sa zakódujú do softvéru AIS - mali by sa tiež „kódovať“ do zamestnancov prostredníctvom dokumentácie a školenia. Aby boli postupy a pokyny účinné, musia sa dôsledne dodržiavať.

3. Údaje AIS

Na ukladanie informácií musí mať AIS databázovú štruktúru, napríklad štruktúrovaný dopytovací jazyk (SQL), čo je počítačový jazyk bežne používaný pre databázy. AIS bude tiež potrebovať rôzne vstupné obrazovky pre rôzne typy používateľov systému a zadávanie údajov, ako aj rôzne výstupné formáty, aby uspokojili potreby rôznych používateľov a rôzne typy informácií.

Údaje obsiahnuté v AIS sú všetky finančné informácie týkajúce sa obchodných praktík organizácie. Všetky obchodné údaje, ktoré majú vplyv na financie spoločnosti, by sa mali vložiť do AIS.

Typ údajov zahrnutých do AIS bude závisieť od charakteru podnikania, ale môže pozostávať z týchto údajov:

• predajné objednávky
• fakturačné výpisy zákazníkov
• správy o analýze predaja
• požiadavky na objednávku
• faktúry dodávateľa
• skontrolovať registre
• hlavná kniha
• inventárne údaje
• mzdové informácie
• časomiera
• daňové informácie

Tieto údaje sa potom môžu použiť na prípravu účtovných výkazov a výkazov, ako sú starnutie pohľadávok, plány odpisov / amortizácie, zostatok na pokusoch, zisk a strata atď. Majú všetky tieto údaje na jednom mieste - v AIS - uľahčujú činnosti vedenia záznamov, vykazovania, analýzy, auditu a rozhodovania podniku. Aby boli údaje užitočné, musia byť úplné, správne a relevantné.

Na druhej strane príklady údajov, ktoré by sa nedostali do AIS, zahŕňajú poznámky, korešpondenciu, prezentácie a príručky. Tieto dokumenty môžu mať tangenciálny vzťah k financiám spoločnosti, ale s výnimkou štandardných poznámok pod čiarou nie sú v skutočnosti súčasťou vedenia finančných záznamov spoločnosti.

4. Softvér AIS

Softvérová súčasť AIS sú počítačové programy, ktoré sa používajú na ukladanie, získavanie, spracovanie a analýzu finančných údajov spoločnosti. Predtým, ako existovali počítače, bol AIS manuálny, papierový systém, ale dnes väčšina spoločností používa počítačový softvér ako základ AIS. Malé podniky môžu používať Intuit's Quickbooks alebo Sage's Sage 50 Accounting, ale sú aj iné. Malé a stredné podniky môžu používať systém SAP Business One. Stredné a veľké podniky môžu používať produkty Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 alebo MAS 200, Oracle PeopleSoft alebo Epicor Financial Management.

Kvalita, spoľahlivosť a bezpečnosť sú kľúčové komponenty efektívneho softvéru AIS. Manažéri sa pri rozhodovaní pre spoločnosť spoliehajú na informácie, ktoré poskytuje, a na to, aby mohli robiť správne rozhodnutia, potrebujú kvalitné informácie.

Softvérové ​​programy AIS možno prispôsobiť tak, aby vyhovovali jedinečným potrebám rôznych typov podnikov. Ak existujúci program nezodpovedá potrebám spoločnosti, softvér sa môže vyvíjať aj interne s podstatným prínosom od koncových používateľov alebo ho môže vyvinúť spoločnosť tretej strany osobitne pre túto organizáciu. Systém by mohol byť dokonca zadaný externe špecializovanej spoločnosti.

Pre spoločnosti obchodované na verejnom trhu, bez ohľadu na to, aký softvérový program a možnosti prispôsobenia si podnik vyberie, nariadenia Sarbanes-Oxley budú do určitej miery určovať štruktúru AIS. Je to preto, že nariadenia SOX ustanovujú interné kontroly a audítorské postupy, ktoré musia verejné spoločnosti dodržiavať.

5. IT infraštruktúra

Infraštruktúra informačných technológií je len vymyslený názov pre hardvér používaný na prevádzku účtovného informačného systému. Väčšina z týchto hardvérových položiek, ktoré by podnik musel mať, vrátane počítačov, mobilných zariadení, serverov, tlačiarní, prepäťových ochrán, smerovačov, pamäťových médií a prípadne záložného napájania. Medzi faktory, ktoré treba brať do úvahy pri výbere hardvéru, patrí okrem nákladov rýchlosť, kapacita ukladania a to, či sa dá rozšíriť a aktualizovať.

Najdôležitejšie je, že hardvér vybraný pre AIS musí byť kompatibilný so zamýšľaným softvérom. V ideálnom prípade by to nebolo len kompatibilné, ale optimálne - neohrabaný systém bude oveľa menej nápomocný ako rýchly. Jedným zo spôsobov, ako môžu podniky ľahko splniť požiadavky na kompatibilitu hardvéru a softvéru, je nákup systému na kľúč, ktorý obsahuje hardvér aj softvér, ktorý firma potrebuje. Nákup systému na kľúč teoreticky znamená, že podnik získa optimálnu kombináciu hardvéru a softvéru pre svoj AIS.

Dobrý AIS by mal zahŕňať aj plán údržby, servisu, výmeny a aktualizácie komponentov hardvérového systému, ako aj plán likvidácie poškodeného a zastaralého hardvéru, aby sa citlivé údaje úplne zničili.

6. Vnútorné kontroly

Vnútorné kontroly AIS sú bezpečnostné opatrenia, ktoré obsahuje na ochranu citlivých údajov. Môžu byť rovnako jednoduché ako heslá alebo zložité ako biometrická identifikácia. AIS musí mať interné kontroly na ochranu pred neoprávneným prístupom k počítaču a na obmedzenie prístupu na oprávnených používateľov, medzi ktoré patria niektorí používatelia v rámci spoločnosti. Musí tiež zabrániť neoprávnenému prístupu k súborom jednotlivcami, ktorí majú povolený prístup iba k vybraným častiam systému.

AIS obsahuje dôverné informácie, ktoré patria nielen spoločnosti, ale aj jej zamestnancom a zákazníkom. Tieto údaje môžu zahŕňať čísla sociálneho zabezpečenia, informácie o mzdách, čísla kreditných kariet atď. Všetky údaje v AIS by mali byť šifrované a prístup do systému by mal byť zaznamenávaný a sledovaný. Činnosť systému by mala byť tiež sledovateľná.

AIS tiež potrebuje interné kontroly, ktoré ho chránia pred počítačovými vírusmi, hackermi a inými vnútornými a vonkajšími hrozbami pre bezpečnosť siete. Musí byť tiež chránený pred prírodnými katastrofami a prepätím, ktoré môžu spôsobiť stratu údajov.

Ako funguje AIS v reálnom živote

Videli sme, ako dobre navrhnutý AIS umožňuje, aby podnik bežal hladko na každodennej báze, alebo brzdí jeho fungovanie, ak je systém zle navrhnutý. Tretie použitie pre AIS je, že keď je podnik v ťažkostiach, údaje v jeho AIS sa môžu použiť na odhalenie príbehu, čo sa stalo.

Prípady WorldCom a Lehman Brothers poskytujú dva príklady.

V roku 2002 interní audítori WorldCom Eugene Morse a Cynthia Cooper použili AIS spoločnosti na odhalenie podvodných alokácií výdavkov a ďalších účtovných záznamov vo výške 4 miliárd dolárov. Ich vyšetrovanie viedlo k ukončeniu finančného riaditeľa spoločnosti Scott Sullivan, ako aj k novým právnym predpisom - oddiel 404 zákona o Sarbanes-Oxley, ktorý upravuje vnútorné finančné kontroly a postupy spoločností.

Pri vyšetrovaní príčin kolapsu spoločnosti Lehman bolo kľúčovým prvkom preskúmanie jeho AIS a ďalších údajových systémov, ako aj zhromažďovanie a preskúmanie dokumentov, plus výpovede svedkov. Hľadanie príčin zlyhania spoločnosti „si vyžadovalo rozsiahle vyšetrenie a preskúmanie prevádzkových, obchodných, oceňovacích, finančných, účtovných a iných dátových systémov spoločnosti Lehman, “ uvádza sa v správe o prieskume deväť zväzkov s objemom 2 200 strán.

Lehmanove systémy poskytujú príklad toho, ako by sa AIS nemal štruktúrovať. Správa prieskumového pracovníka Antona R. Valukasa uvádza: „Lehman v čase podania bankrotu udržal zmes viac ako 2 600 softvérových systémov a aplikácií ... Mnoho Lehmanových systémov bolo tajomných, zastaraných alebo neštandardných.“

Skúšajúci sa rozhodol zamerať svoje úsilie na 96 systémov, ktoré sa javili ako najrelevantnejšie. Táto skúška si vyžadovala školenie, štúdium a pokus a omyl, aby sa naučili používať systémy.

Valukasova správa tiež poznamenala, že „Lehmanove systémy boli vysoko vzájomne závislé, ale ich vzťahy bolo ťažké rozlúštiť a nie sú dobre zdokumentované. Vyčlenenie týchto systémov z dôvodu získania potrebných informácií vyžadovalo mimoriadne úsilie.“

(Tiež si pozrite prípadovú štúdiu: Kolaps Lehman Brothers. )

Spodný riadok

Všetkých šesť komponentov AIS spolupracuje tak, aby pomohlo kľúčovým zamestnancom zhromažďovať, ukladať, spravovať, spracúvať, získavať a vykazovať svoje finančné údaje. Mať dobre vyvinutý a udržiavaný účtovný informačný systém, ktorý je efektívny a presný, je nevyhnutnou súčasťou úspešného podnikania.

(Zistite, ako môžete získať prácu v tejto oblasti, prečítajte si Sprievodcu kariérami v účtovných informačných systémoch .)