Ako vypočítať kreditné a debetné zostatky v hlavnej knihe

Hlavná kniha slúži ako záznam všetkých účtov a ich transakcií. Vyrovnanie účtovnej knihy zahŕňa odpočítanie celkového počtu debetov od celkového počtu kreditov. Na správne vypočítanie kreditov a debetov je potrebné najskôr porozumieť niekoľkým pravidlám.

Ako vypočítať zostatky

Ak chcete začať, zadajte všetky debetné účty na ľavej strane súvahy a všetky kreditné účty napravo. Zahrňte zostatok pre každý. Zvážte, ktorý debetný účet má každá transakcia vplyv a či nakoniec tento účet zvýši alebo zníži. Napríklad znižuje zásoby alebo zvyšuje hotovosť? Nakoniec vypočítajte zostatok pre každý účet a aktualizujte súvahu.

Po dokončení skontrolujte, či sú kredity rovnaké debetné, aby ste sa uistili, že knihy sú vyrovnané. Ďalším spôsobom, ako zabezpečiť vyváženosť kníh, je vytvorenie skúšobnej rovnováhy. To znamená, že sa v účtovnej knihe uvedú všetky účty a zostatky každého debetu a kreditu. Akonáhle sú zostatky vypočítané pre debety aj pre kredity, mali by sa oba zhodovať. Ak údaje nie sú rovnaké, niečo sa vynechalo alebo prepočítalo a knihy nie sú vyvážené.

Dôležité pravidlá, ktoré treba dodržiavať

Po prvé, debety musia byť nakoniec rovnaké. Aj keď to môže byť na prvý pohľad mätúce a môže byť lákavé jednoducho používať kladné a záporné čísla na účtovanie transakcií, nakoniec debetný a úverový vzťah presnejšie vyjadruje, čo sa deje v podnikaní.

Po druhé, debety zvyšujú účty aktív, výdavkov a dividend, zatiaľ čo ich kredity znižujú. Na zapamätanie si tohto problému môže byť užitočné použiť mnemotechnický DEAD: Debety zvyšujú výdavky, aktíva a dividendy.

Po tretie, opak platí pre účty pasív, výnosov a majetkových účastí. Kredity ich zvyšujú, zatiaľ čo ich znižujú. Mnemotechnikou na zapamätanie tohto vzťahu sú GIRLS: zvyšujúce sa účty sú Zisky, Výnosy, Výnosy, Pasíva a Vlastné imanie.

Pretože tieto majú opačný účinok na doplnkové účty, v konečnom dôsledku sa kredity a debety navzájom rovnajú a preukazujú vyváženosť účtov. Každá transakcia sa dá opísať pomocou formátu debet / kredit a knihy sa musia udržiavať v rovnováhe, aby sa ku každému debetu priradil zodpovedajúci kredit.

Účtovné postupy

Účtovný softvér, ako sú QuickBooks, FreshBooks a Xero, je užitočný na vyrovnávanie účtov, pretože také programy automaticky označujú oblasti, v ktorých chýba zodpovedajúci kredit alebo debet. Väčšina spoločností bude mať interného účtovníka, ktorý to za vás vybaví, ale ak manipulujete so svojimi vlastnými financiami, je dobré prevádzkovať dôležité čísla prostredníctvom externého účtovného poradcu, napríklad certifikovaného verejného účtovníka (CPA) alebo zaregistrovaného Agent (EA).

Debet bez zodpovedajúceho kreditu sa nazýva visiaci debet. Môže k tomu dôjsť, keď je debetný záznam zadaný na kreditnej strane alebo keď sa spoločnosť získa, ale táto transakcia sa nezaznamená. Podobne môže byť kreditný lístok vložený do hlavnej knihy, keď je vložený, ale na vyrovnanie účtov si vyžaduje vyrovnávací debetný lístok, a to buď súčasne, alebo skoro po ňom.