Petty Cash
Drobný hotovostný fond je malé množstvo hotovosti, ktorú máte k dispozícii na zaplatenie drobných výdavkov, napríklad kancelárskych potrieb alebo úhrad. Malicherný hotovostný fond sa bude pravidelne zosúlaďovať a transakcie sa zaznamenávajú aj v účtovnej závierke. V každom oddelení pre väčšie korporácie môže byť drobný hotovostný fond, ktorým môže byť zásuvka alebo krabica.
Kľúčové jedlá
- Drobná hotovosť alebo drobný hotovostný fond je malé množstvo hotovosti v ruke, ktoré sa používa na zaplatenie príliš malých výdavkov na zásluhy pri písaní šeku.
- V každom oddelení môže byť malá pokladnička alebo krabica pre väčšie korporácie.
- Drobný hotovostný fond je možné použiť na kancelárske potreby, karty pre zákazníkov, kvety, platby za zabezpečený obed pre zamestnancov alebo na úhradu výdavkov za zamestnancov.
Porozumenie Petty Cash
Drobné hotovostné transakcie poskytujú pohodlie pri malých transakciách, pri ktorých je vystavenie šeku neprimerané alebo neprijateľné. Malé množstvo hotovosti, ktoré spoločnosť považuje za drobné, sa bude líšiť, pričom mnoho spoločností si ponechá medzi 50 až 200 USD ako drobný hotovostný fond. Medzi príklady transakcií, na ktoré sa používa drobný hotovostný fond, patria:
- Kancelárske potreby
- Karty pre zákazníkov
- kvety
- Platenie za zabezpečený obed pre malú skupinu zamestnancov
- Úhrada zamestnanca za malé pracovné náklady
Na dohľad nad fondom sú menovaní správcovia drobných hotovostných fondov. Povinnosti vo väzbe vo všeobecnosti zahŕňajú vymáhanie drobných pravidiel a predpisov týkajúcich sa hotovosti, požadovanie doplnení a výdaj finančných prostriedkov.
Osobitné úvahy
Drobný hotovostný fond sa pravidelne vyrovnáva, aby sa overilo, či je zostatok fondu správny. Keď drobný hotovostný zostatok klesne na vopred stanovenú úroveň, depozitár zvyčajne žiada o dodatočnú hotovosť pokladníka. V tomto okamihu sa vypočíta celková suma všetkých príjmov, aby sa zabezpečilo, že zodpovedá vyplateným finančným prostriedkom z drobnej zásuvky na peniaze. Ak sú potrebné nové finančné prostriedky, pokladník vystaví nový šek na financovanie drobnej zásuvky na peniaze a na oplátku prijme príjmy z nákupov, ktoré vyčerpali hotovosť.
Proces odsúhlasenia zabezpečí, aby sa zostatok fondu rovnal rozdielu medzi pôvodným zostatkom mínus poplatky uvedené na účtoch a faktúrach. Ak je zostávajúci zostatok menší, ako by mal byť, je nedostatok. Ak zostávajúci zostatok prekračuje rámec toho, čo by malo byť, došlo k nadhodnoteniu. Aj keď môžu existovať menšie odchýlky, ak sú nevyvážené, zdroj nezrovnalosti by sa mal identifikovať a opraviť.
Služba Internal Revenue Service (IRS) odporúča vyplniť drobné pokladničné doklady a priložiť ich k príjmom na zaznamenanie a zdokumentovanie drobných hotovostných výdavkov.
Požiadavky na drobnú hotovosť
Použitie drobného hotovostného fondu obchádza určité vnútorné kontroly. Dostupnosť drobnej hotovosti neznamená, že k nej má prístup každý a ktokoľvek. Mnoho spoločností používa pre správu fondu prísne vnútorné kontroly. Obmedzení jednotlivci sú často oprávnení schvaľovať vyplatenie prostriedkov a môžu tak robiť iba na náklady súvisiace s legitímnymi činnosťami alebo operáciami spoločnosti.
Môže byť pridelený drobný pokladník, ktorý vydá šek na financovanie drobnej zásuvky na peniaze a urobí príslušné účtovné zápisy. Maloobchodný depozitár je povinný distribuovať hotovosť a vyberať príjmy za všetky nákupy alebo akékoľvek použitie prostriedkov. Keď celková suma drobných peňazí klesá, príjmy by sa mali zvyšovať a viazať na celkovú vybratú sumu.
Vďaka duálnemu pokladníkovi a drobnému hotovostnému depozitárovi umožňuje dvojaký proces zaistiť bezpečnosť finančných prostriedkov a zabezpečiť, aby k nim mali prístup iba oprávnené osoby.
Nahrávanie drobných peňazí
Ak sa používa drobný hotovostný fond, malé finančné transakcie sa stále zaznamenávajú v účtovnej závierke. Ak sa nákupy uskutočňujú pomocou malicherných peňazí, nevykonávajú sa žiadne účtovné zápisy. Záznamy sa zaznamenávajú iba vtedy, keď depozitár potrebuje viac hotovosti - a výmenou za príjmy dostáva nové prostriedky. Zápis v denníku, ktorý dáva depozitárovi viac hotovosti, je debetom drobného hotovostného fondu a kreditom v hotovosti.
Ak existuje nedostatok alebo nadmerný počet, záznam riadku denníka sa zaznamená na účet over / short. Ak dôjde k zániku drobného hotovostného fondu, vkladá sa kredit, ktorý predstavuje zisk. Ak je drobný hotovostný fond krátky, zadá sa debet, ktorý predstavuje stratu. Účtovanie na nadmernom alebo krátkom účte sa používa na vyrovnanie vyrovnania fondu pri vyrovnaní.
Porovnať investičné účty Názov poskytovateľa Opis Zverejnenie informácií inzerenta × Ponuky uvedené v tejto tabuľke pochádzajú od partnerstiev, od ktorých spoločnosť Investopedia dostáva kompenzácie.