Ako vyplniť formulár I-9 (krok za krokom)

Ak si najmete nového zamestnanca, musíte si overiť, či daná osoba má právny nárok na prácu v Spojených štátoch. Po predložení pracovnej ponuky (ale nie skôr) musí nový zamestnanec preukázať spôsobilosť pracovať v USA vyplnením formulára I-9, Overenie oprávnenosti zamestnania.

Ako zamestnávateľ ste zodpovedný za to, aby ste vyplnili tento formulár od amerického občianskeho a prisťahovaleckého úradu zamestnancom a vy. Ponechajte si formulár so svojimi ostatnými záznamami o zamestnaní - nepodávajte ho u vlády.

(Viac informácií o zodpovednosti zamestnávateľov pri prijímaní do zamestnania nájdete v časti „8 vecí, na ktoré sa zamestnávatelia nemôžu pýtať.“)

Vyplnenie formulára I-9

Formulár I-9 je určený na získanie informácií od nových zamestnancov, ktoré preukazujú ich spôsobilosť legálne pracovať v USA. Žiadny pracovník nie je oslobodený od povinnosti vyplniť formulár.

Formulár I-9 sa skladá z troch častí:

1. Časť I: Pre zamestnanca, určenie totožnosti

Túto časť formulára vyplní zamestnanec. Zahŕňa informácie, ako je celé meno zamestnanca, adresa, dátum narodenia, číslo sociálneho zabezpečenia (ak je k dispozícii), e-mailová adresa a telefónne číslo (e-mailová adresa a telefónne číslo sú voliteľné).

Táto časť sa tiež používa na potvrdenie - pod trestom krivej prísahy - o tom, že daná osoba má právny nárok na prácu v Spojených štátoch, pretože je:

• Občan
• Neresident v Spojených štátoch amerických
• Zákonný trvalý pobyt
• Cudzinec oprávnený pracovať v USA Zamestnanec musí v prípade potreby uviesť dátum skončenia platnosti tohto oprávnenia.

Zamestnanec, ktorý je cudzincom a je oprávnený pracovať, musí zadať registračné číslo cudzinca („A-číslo“, ktoré je jedinečným 7-, 8- alebo 9-ciferným číslom prideleným cudzincovi) alebo vstupným číslom formulára I-94.,

Zamestnanec musí formulár podpísať a uviesť ho na ňom. Nepravdivé vyhlásenia môžu mať za následok pokuty a / alebo uväznenie.

Niektorí zamestnanci môžu potrebovať pomoc, aby vyplnili svoju časť formulára. Ak je zamestnanec maloletý alebo zdravotne postihnutý (alebo potrebuje preklad), musí osoba, ktorá pomáha pri vyplňovaní formulára (prípravca a / alebo prekladateľ), uviesť aj svoje meno a adresu, ako aj podpísať formulár (aj pod sankciou). krivej prísahy).

2. Časť II: Pre zamestnávateľa - Kontrola dokladov zamestnanca

Túto časť formulára vyplní zamestnávateľ. Opisuje dokumenty, ktoré zamestnávateľ preskúmal s cieľom overiť oprávnenosť zamestnania. Zamestnávateľ by mal vykonať túto akciu do troch dní od prvého dňa zamestnania. Zamestnávateľ môže, ale nemusí, vytvárať kópie predložených dokladov.

Existujú tri zoznamy dokumentov, ktoré je možné použiť. Druh použitých dokladov určuje časť časti II, ktorú musí zamestnávateľ vyplniť.

Zoznam A: Dokumenty v tomto zozname určujú totožnosť zamestnanca aj povolenie na zamestnanie. Zamestnanec potrebuje na splnenie požiadavky na doklad iba jednu z nasledujúcich foriem:

• Americký pas (alebo americký pasový kód)
• Karta s trvalým pobytom („zelená karta“) alebo karta s potvrdením o registrácii cudzinca (zelená karta je technicky formulár I-551)
• Zahraničný pas s dočasnou pečiatkou I-551
• Doklad o pracovnom povolení, ktorý obsahuje fotografiu (tlačivo I-766)
• Pre cudzinca, ktorý nie je prisťahovalcom, ktorý má povolenie na prácu: zahraničný pas a formulár I-94 (alebo 94A) a potvrdenie o štatúte cudzinca, ktorý nemá prisťahovalectvo, pokiaľ neuplynula lehota
• Pas z Mikronézskych federatívnych štátov, Marshallových ostrovov

Zoznam B: Dokumenty v tomto zozname ukazujú totožnosť zamestnanca. Ak zamestnanec nemá dokument zo zoznamu A, musí predložiť jeden dokument zo zoznamu B plus jeden dokument zo zoznamu C (nižšie).

• Vodičský preukaz alebo občiansky preukaz vydaný štátom (pokiaľ obsahuje preukaz totožnosti s fotografiou a ďalšie osobné informácie)
• ID školy s fotografiou
• Registračná karta voliča
• Americká vojenská karta alebo záznam o návrhu
• Preukaz totožnosti vojenskej závislej osoby
• Karta obchodníka námornej stráže USA
• Domorodý americký kmeňový dokument
• Vodičský preukaz vydaný kanadským vládnym orgánom

V prípade maloletých (do 18 rokov), ktorí nemôžu predložiť jeden z dokladov uvedených v zozname B, zahŕňajú alternatívne doklady, ktoré sú prijateľné na preukázanie totožnosti zamestnanca, školský záznam alebo preukaz; záznamy o klientovi, lekárovi alebo nemocnici; alebo záznam dennej starostlivosti alebo škôlky.

Zoznam C: Tento dokument zakladá oprávnenie zamestnanca pracovať v USA. Ak zamestnanec nemôže predložiť dokument zo zoznamu A, musí znovu predložiť dokument zo zoznamu B a jeden zo zoznamu C.

• Karta s číslom účtu sociálneho zabezpečenia (pokiaľ na karte nie je uvedené: neplatí pre zamestnanie, platí iba pre prácu s povolením INS alebo pre prácu iba s povolením DHS)
• Osvedčenie o narodení v zahraničí vydané ministerstvom zahraničných vecí (formulár FS-545)
• Osvedčenie o narodení vydané ministerstvom zahraničných vecí (formulár DS-1350)
• Originál alebo overená kópia rodného listu vydaného štátom, krajom, obecným úradom alebo územím USA, ktoré majú úradnú pečať
• Domorodý americký kmeňový dokument
• Občiansky preukaz USA (formulár I-197)
• Identifikačný preukaz na použitie pre občanov s trvalým pobytom v Spojených štátoch (formulár I-179)
• Doklad o pracovnom povolení vydaný ministerstvom vnútornej bezpečnosti

Rovnako ako v prípade zamestnanca, zamestnávatelia musia na základe trestu za krivú prísahu potvrdiť, že preskúmali potrebné dokumenty, veria, že sú skutoční a že podľa svojho najlepšieho vedomia veria, že zamestnanec je oprávnený pracovať v USA. Okrem podpisu V oddiele certifikácie musí zamestnávateľ zaznamenať prvý deň zamestnania zamestnanca, ako aj ďalšie informácie o zamestnávateľovi (meno podniku, meno osoby podpisujúcej formulár a adresa podniku).

3. Časť III: Pre zamestnávateľa pri opätovnom zamestnaní

Túto časť formulára vyplňuje iba zamestnávateľ, ale používa sa iba v prípade opätovného overenia pri opätovnom prijatí zamestnanca. Ak je zamestnanec opätovne zamestnaný do troch rokov od dátumu pôvodného I-9, zamestnávateľ sa môže rozhodnúť vyplniť túto časť alebo nový I-9.

Ak je potrebné vyplniť túto časť, zamestnávateľ iba uvedie meno zamestnanca (alebo nové meno, ak zamestnanec zmenil meno) a dátum opätovného zamestnania. Ak platnosť predchádzajúceho povolenia na zamestnanie uplynula, ale teraz bola predĺžená, zadajte informácie o doklade, ktorým sa takéto povolenie zakladá (názov dokladu, číslo a dátum skončenia platnosti nového povolenia na zamestnanie).

Podobne ako v prípade ostatných častí musí zamestnanec podpísať na základe trestu za krivú prísahu, že je presvedčený, že predložený dokument je pravý a že zamestnanec je oprávnený pracovať v Spojených štátoch.

Spodný riadok

Zamestnávatelia si musia ponechať I-9 na ďalšie tri roky odo dňa zamestnania alebo jeden rok po ukončení zamestnania. Federálna vláda môže čas od času preskúmať vaše záznamy o zamestnaní. Ak sa vám nepodarí vyrobiť I-9, môžete byť potrestaní občianskym a / alebo trestným postihom. Viac informácií o I-9 nájdete v príručke „Príručka pre zamestnávateľov: Pokyny na vyplnenie formulára I-9“. Ak máte akékoľvek ďalšie otázky týkajúce sa I-9, môžete sa obrátiť aj na právneho zástupcu v oblasti pracovného práva.

(Majitelia firiem môžu mať záujem aj o „Vyplnenie formulárov 1099“ a „Vyplnenie formulára 4562, krok za krokom“).