Ste v súlade s ERISA? Postupujte podľa tohto kontrolného zoznamu

Mnohé podniky ponúkajú určitú formu kvalifikovaného dôchodkového plánu, a preto spadajú pod usmernenia o riadení podľa zákona o bezpečnosti príjmu z dôchodku z roku 1974 (ERISA). ERISA stanovuje usmernenia a minimálne normy určené na ochranu zamestnancov spoločností zo súkromného sektora, ktorí sa zúčastňujú na dôchodkových a sociálnych dávkach. Podniky spravujúce kvalifikovaný plán odchodu do dôchodku, ktoré nie sú úplne v súlade s ERISA, by mohli byť potrestané.

Ak váš dôchodkový plán zamestnanca poskytuje budúci dôchodkový príjem alebo umožňuje zamestnancom odložiť zárobok na dôchodok, ide o plán ERISA. Ako zamestnávateľ, ktorý poskytuje tieto výhody programu ERISA, vás agentúra ERISA tiež považuje za menovaného zverenca, ktorý preberá zodpovednosť za správu týchto programov, a takisto zodpovednosť za to, že vaše plány nebudú v súlade s usmerneniami a štandardmi stanovenými agentúrou ERISA.

Zhoda s ERISA

Splnenie požiadaviek súladu s ERISA nemusí byť príliš zaťažujúce. Aj keď existuje veľa požiadaviek, veľkú záťaž môže znášať správca tretej strany (TPA). Mnohé z týchto požiadaviek sa riadia kalendármi a vyžadujú si formuláre na podávanie žiadostí podľa konkrétnych lehôt. Tieto termíny termínov tvoria jeden kontrolný zoznam, ktorý môže riadiť TPA alebo pracovník ľudských zdrojov. Ostatné požiadavky sa musia ad hoc splniť podľa okolností.

Kontrolný zoznam kalendára ERISA

Spravovanie plánov 401 (k) zahŕňa vykonávanie určitých úloh týkajúcich sa súladu s ERISA podľa ročného harmonogramu. Toto sú najbežnejšie úlohy, ktoré by mali byť súčasťou kontrolných zoznamov väčšiny spoločností.

Prvý štvrťrok roku plánu: Poskytnite účastníkom plánu výkazy výhod za štvrtý štvrťrok najneskôr 45 dní po skončení štvrťroka. Poskytnite príspevky zamestnávateľa za predchádzajúci rok na odpočet dane, ktorý sa má započítať v predchádzajúcom roku.

Druhý štvrťrok: Poskytnite účastníkom plánu výkazy ziskov v prvom štvrťroku. Rozdeľujte nadmerné odklady uskutočnené v roku 2015 nad limit stanovený v oddiele 402 písm. G) IRC. V prípade účastníkov plánu, ktorí v predchádzajúcom roku dosiahli vek 70 ½ rokov, rozdeľujte v prvom roku požadované minimálne distribúcie (RMD).

Tretí štvrťrok: Poskytnite výkazy o výhodách v 2. štvrťroku. Formulár 5500 za predchádzajúci rok alebo Form 5555 s predĺžením o 2, 5 mesiaca. Ak bol dokument plánu počas predchádzajúceho roka zmenený, rozdajte účastníkom plánu nový súhrnný plán popisu. Distribuujte súhrnnú výročnú správu za predchádzajúci rok účastníkom plánu.

Štvrtá štvrťrok: Poskytnite výkazy o výhodách z 3. štvrťroka. Posielajte účastníkom príslušné oznámenia, vrátane splátok alebo zmien plánu bezpečného prístavu 401 (k), alternatívy investovania s oprávnením na zlyhanie (QDIA) alebo automatického zápisu. Opravte všetky zlyhania testu ADP / ACP a zaplatte 10% spotrebnú daň.

Prebiehajúce požiadavky ERISA

Niektoré požiadavky ERISA prebiehajú ako súčasť správy plánu alebo sú vyvolané udalosťami.

Dodržiavanie dokumentu plánu: Zabezpečte, aby vedenie plánu nepretržite dodržiavalo podmienky dokumentu plánu. IRS považuje každé nedodržanie podmienok dokumentu plánu za prevádzkovú chybu, ktorá, pokiaľ nebude odstránená, môže mať za následok diskvalifikáciu plánu.

Ročné zverejnenie účastníckeho poplatku: Všetci zamestnanci, ktorí majú nárok na účasť v programe, ukončení zamestnanci a príjemcovia so zostatkom na účte, musia dostať zverejnenie účastníckeho poplatku každých 12 mesiacov.

Oznámenie o zmene plánu: Účastníci musia byť informovaní o akýchkoľvek zmenách v pláne 30 až 90 dní pred dátumom účinnosti zmeny.

Možnosť prihlásiť sa: Všetci zamestnanci, ktorí splnili plánovaný vek a požiadavky na služby, musia mať možnosť prihlásiť sa. Mali by dostať všetky potrebné formuláre a pokyny spolu s popisom súhrnného plánu a všetkými príslušnými oznámeniami účastníkov.

Súlad s úvermi: Zabezpečte, aby sa nesplatené pôžičky splácali v súlade s politickými podmienkami uvedenými v pláne a so zmenkou dlžníka.

Včasné vklady: Zabezpečte, aby boli odklady zamestnancov a splátky pôžičiek vkladané včas, zvyčajne v rovnakom čase ako vklady dane zo mzdy.

Vykonajte štvrťročné upratovanie: Vyplaťte malé zostatky na účtoch pre ukončených zamestnancov. Spracujte nesplatené pôžičky a využite nepridelené prepadnutia.

Aj keď väčšinu týchto požiadaviek môže riadiť TPA, sponzor zamestnávateľského plánu má zvereneckú povinnosť zabezpečiť, aby boli splnené a správne vykonávané.