Tipy pre správu času pre finančných odborníkov

Svet financií sa vyvinul na vysoko konkurenčné pracovisko. Aj keď v priebehu jedného dňa je iba 24 hodín, čas sú peniaze. Efektívne riadenie času je preto konkurenčnou výhodou pre každého finančného profesionála, ktorý sa snaží stať produktívnejším a zvýšiť kvalitu času mimo práce.

Existuje však veľa rozptýlení, ktoré vás môžu udržať v práci dlhšie, ako je potrebné. Čítajte ďalej, aby ste sa dozvedeli o niektorých z týchto bežných časových úbytkov a dozviete sa viac tipov na správu času, vďaka ktorým budete mať viac práce v kratšom čase.

Čierna diera

Existujú rôzne plytvače času, ktoré môžu nasávať produktivitu. Napríklad, finanční odborníci sú neustále v pokušení multitask. Predpokladajme, že ste poradca a v stredu ráno medzi 8:30 a 10:00 sa vám podarí splniť tieto úlohy:

• Pracujete na hárku,
• Zastaviť však po tom, čo vás prerušia dve nové e-mailové správy,
• Potom odošlite šesť e-mailov v rade,
• Následne skontrolujte svadobné fotografie kolegov na Instagrame,
• Potom prijmite pozvánku na spoločenský výlet spoločnosti pomocou správy Slack,
• Pred uskutočnením dvoch neočakávaných hovorov od potenciálnych klientov a
• Nakoniec ste nútení zavesiť náhle, keď sa váš manažér zastaví, aby vám pripomenul, že na stretnutie zamestnancov meškáte päť minút.

Znie to ako typické ráno? Ak áno, a najmä ak pracujete v podnikovom prostredí, ako je súkromná investičná spoločnosť alebo investičná banka, pravdepodobne ste v porovnaní s vašimi kolegami pravdepodobne na najnižšej úrovni.

O päť alebo desať rokov vás nikto nebude pamätať, starať sa o vás ani ho povýšiť za všetku prácu, ktorú ste vykonali. Záležalo by na svete, keby Thomas Jefferson dokončil veľa miešania papiera, ale nikdy nepomohol napísať Deklaráciu nezávislosti? To isté platí pre vašu prácu - vaša organizácia si cení potrebnú prácu a majstrovské diela, nie prácu.

plánovanie

Každú nedeľu popoludní dokončite zoznam nadchádzajúcich týždňov, ktorý sa dá urobiť, najlepšie pomocou aplikácie alebo webovej služby, ktorá sa synchronizuje na všetkých vašich zariadeniach. Zvýraznite položky, ktoré sú absolútne rozhodujúce pre váš úspech v práci a vo vašom osobnom živote. Tie, ktoré nie sú zvýraznené, sú pravdepodobne veci, ktoré môžete delegovať, oneskoriť alebo sa im úplne vyhnúť.

Pokiaľ ide o financie, medzi kritické výstupy patria správy alebo výskum, ktorý musí byť presný a musí byť predložený do stanoveného termínu. Vaša organizácia je lepšie obsluhovaná, ak sa zameriavate na zlepšenie kvality týchto správ, na rozdiel od toho, aby ste na nich vykonávali dôstojnú prácu, takže môžete uvoľniť čas na položky, ktoré nie sú kľúčové (ako napríklad odpovede na e-maily s nízkou prioritou alebo účasť na dlhých správach). stretnutie).

Podobne desať minút pred odchodom z práce každý deň dokončite zoznam položiek akcie na nasledujúci deň a očíslujte ich podľa dôležitosti a priority. Opäť sa neustále pýtajte na všetky veci, ktoré naozaj nemusíte robiť - veci, ktoré nespĺňajú určitú hranicu produktivity.

(Vyskúšajte tiež Nájdite medzeru vo finančnom priemysle.)

multitasking

Úspech vo financovaní znižuje schopnosť človeka vždy dosahovať kritické a okamžité výsledky. Na aké kľúčové informácie a údajové body sa vaši finanční manažéri spoliehajú? Čo môžete poskytnúť, aby ste pomohli vašej organizácii a / alebo vašim klientom vyhrať? Zahŕňa to včasné predloženie audítorskej správy, presné výpočty čistej súčasnej hodnoty navrhovaného projektu alebo zabezpečenie toho, aby vzorce v Exceli viedli k správnym súhrnným súčtom?

Na konci dňa sa nikomu nezaujímajú všetky e-maily, ktoré ste si vymenili, stretnutia spoločenských klubov, ktoré ste sa zúčastnili, alebo chronologické ukladanie priečinkov vo vašom kabinete. Multitasking neustále bráni jednotlivcom v tom, aby poskytovali to najlepšie z niekoľkých kritických výstupov, ktoré od nich zamestnávatelia skutočne očakávajú.

Najprv urobte dôležité, ťažké, naliehavé a hodnotné akčné položky. Úspech vo financovaní môže zahŕňať jednoduchosť v metódach, ako pristupujete k svojim úlohám. Pre dobre prečítaného a nezasväteného nedávneho absolventa sa to môže zdať brutálne jednoduché, ale robte naraz jednu vec a nezastavujte sa, kým nebude dokončená. Ak sa vaše úlohy týkajú dlhodobého projektu, nasekajte ho na kratšie obdobie a dokončite ho v predstihu. Ako povedal Henry Ford: „Nič nie je obzvlášť ťažké, ak ho rozdelíte na malé pracovné miesta.“ Robiť veci od začiatku do konca eliminuje nákladnú neefektívnosť, pretože sa budete musieť vyhnúť tomu, aby ste museli neustále začínať znova a kalibrovať rôzne, nesúvisiace položky.

Ak každý týždeň trávite tri hodiny zbytočnými úlohami, je to približne 150 hodín ročne. Váš spolupracovník od vás, ktorý je efektívnejší a dáva o 150 hodín viac ročne, si pravdepodobne užije pár povýšení a zvýšenie platov, ktoré ostatní nedostali.

(Preskúmajte typy pracovných miest vo finančnom priemysle pomocou možností finančnej kariéry pre profesionálov.)

Doručená pošta

Vaša doručená pošta je veľkou stratou času. Ak väčšina vašich e-mailov nie je relevantná pre vaše okamžité úlohy, potom sporadicky vyplňujete svoj deň informáciami o odpade.

Aby ste tomu zabránili:

• Nastavte si vopred určený čas na kontrolu e-mailov a skontrolujte doručenú poštu maximálne trikrát alebo štyrikrát denne.
• Vytvorte priečinok po hodinách pre e-maily, ku ktorým by ste sa mali dostať, ale ktoré nie sú naliehavé. Tento priečinok je obzvlášť užitočný na to, aby ste sa vrátili k dôležitým požiadavkám, ktoré môžu na vás čakať niekoľko pracovných dní, kým od vás dostanú odpoveď.
• Počas pracovného dňa posielajte iba tie najdôležitejšie e-maily. Aj keď je dôležité, aby ste boli v rámci svojej skupiny neustále informovaní, veľký počet času môže premárniť neskúsený alebo menej disciplinovaný kolega, ktorý zaplaví vašu doručenú poštu irelevantnými správami. Tieto typy e-mailov môžete znížiť tým, že nebudete reagovať na e-maily, ktoré nesúvisia s prácou.
• Pred odchodom z práce vyprázdnite doručenú poštu. Môžete to dosiahnuť vytvorením priečinkov týkajúcich sa projektu, v ktorých môžete parkovať e-maily súvisiace so špecifickými problémami. Ak necháte svoju doručenú poštu prázdnu, ušetrí vám čas odstránením nepodstatných správ z vašej pozornosti. Ak existujú položky, ktoré si bezpodmienečne vyžadujú pozornosť do niekoľkých hodín alebo do druhého dňa, umiestnite ich do urgentnej zložky.

Ďalšie tipy šetriace čas

Sledujte, koľko času skutočne strácate

Vytvorte jednoduchú tabuľku, ktorá vám umožní zadať odhadovaný čas, ktorý ste premrhali na triviálne záležitosti. Urobte to každý deň. Pri vývoji a udržiavaní tohto zvyku sa sami pripravujete na rozpoznávanie nepodstatných záležitostí, keď sa s nimi stretnete.

Papierové dokumenty spracujte iba raz

Po ich spracovaní ich môžete uložiť, odoslať alebo zbaviť.

Priame správy svojim kolegom

Prechádzka po kancelárii alebo medzi oddeleniami vás môže stáť niekoľko hodín týždenne - a vieme, aké nákladné to je na ročnej báze. Pokiaľ to nie je dôležitá alebo komplikovaná záležitosť, použitie priamych správ prostredníctvom systému podnikových správ alebo schválenej webovej služby je často efektívnejší spôsob, ako rýchlo získať odpovede na rôzne otázky.

Vedieť, kde je všetko v danom čase

Patria sem elektronické aj papierové informácie. Ak si ceníte svoj čas, nestrácajte to hľadaním vecí.

Rozdeľte svoje úlohy do štyroch kategórií:

1. Naliehavé a dôležité - napríklad finančné a účtovné správy s prísnymi a blížiacimi sa termínmi.

2. Nie je to naliehavé a dôležité - napríklad vytváranie sietí v rámci vašej finančnej skupiny, školiace kurzy atď.

3. Naliehavé a nie dôležité - napríklad sporadické správy z vašej doručenej pošty a „registrácia termínov“ pre stretnutia v kluboch.

4. Nie je to naliehavé a nie je dôležité - napríklad desaťminútové rozhovory pri automatoch, kontrola fantasy futbalu atď.

(Je zrejmé, že by ste mali stráviť čo najviac svojho dňa v prvej kategórii.)

Delegovať, delegovať, delegovať

To je to, čo vás oddeľuje od balenia, keď sa pohybujete v organizácii nahor. Spracujte úlohy, ktoré môžete vykonať iba vy . Keď zdokonalujete svoje zručnosti v oblasti riadenia času, čoskoro vám budú pridelené priame správy. Priradenie úloh, ktoré nemusíte zvládnuť čo najviac. Mali by ste robiť iba veci, ktoré absolútne vyžadujú vašu pozornosť alebo odbornosť.

Nespravujte svoju osobnosť

Finanční odborníci by mali mať zručnosti v oblasti riadenia času, ale mali by mať tiež vzťahy a dobré meno s vnútornými kolegami a vonkajšou komunitou. Ak sa zameriavate výlučne na čas, môžete sa cítiť drsne, čo odloží veľa ľudí, keď sú okolo vás, a to aj v prostredí sociálneho rozvoja a rozvoja podnikania. Ak si nie ste opatrní, budete obísť myšlienku, že ste guru riadenia času, ale nebudete si vôbec vedomí známky „social idiot“ na čele.

Zručnosti v oblasti komunikácie, vedenia a rozvoja podnikania sú rovnako dôležité ako zručnosti v oblasti riadenia času. Keď sa finanční odborníci pohybujú vo svojej kariére, zručnosti v oblasti riadenia času už nebudú stačiť na to, aby im pomohli dosiahnuť ďalšiu úroveň (tj výkonnú úroveň).

Spodný riadok

Ak si ceníte svoj život, vážite si svoj čas. Pracovný život je súčasťou väčšej predstavy o vašom živote - úroveň príspevku a služieb, ktoré môžete poskytnúť iným, závisí od vašej schopnosti čo najlepšie využiť konečný čas, ktorý je vám pridelený. Pamätajte: Je to dôležité, čo váš zamestnávateľ očakáva, že splníte tento počet. Vášmu zamestnávateľovi nebude záležať na všetkom ostatnom.

(Viac si prečítajte Finančná efektívnosť: Príručka analytikov k časovému manažmentu.)