Účel formulára W-9

Podniky používajú formulár IRS W-9, Žiadosť o identifikačné číslo a osvedčenie daňového poplatníka, na získanie informácií od dodávateľov, ktorých najímajú ako nezávislí dodávatelia (nazývaní tiež nezávislí dodávatelia). Ak podnik zaplatí dodávateľovi počas zdaňovacieho roka 600 alebo viac dolárov, musí tieto platby nahlásiť službe Internal Revenue Service (IRS) pomocou informačného výkazu s názvom Form 1099-MISC. Podniky používajú meno, adresu a číslo sociálneho zabezpečenia alebo daňové identifikačné číslo, ktoré dodávatelia poskytli vo formulári W-9, aby vyplnili tieto informácie. Ani odosielateľ, ani príjemca by nemali posielať kópie do IRS.

Podniky, ktoré si najímajú nezávislých dodávateľov, nezrážajú dane z príjmu ani neplatia dane Medicare alebo dane zo sociálneho zabezpečenia za svojich nezávislých dodávateľov, ako to robia pre svojich zamestnancov. Namiesto toho sú za tieto povinnosti zodpovední dodávatelia. IRS však stále chce vedieť, koľko títo dodávatelia dostali, aby sa ubezpečili, že platia dane, ktoré dlhujú, a na získanie týchto informácií využíva formulár 1099-MISC. Podniky neposielajú formulár W-9 do IRS.

Účel formulára W-9

Informácie potrebné na tlačive W-9

Formulár W-9 vyžaduje meno nezávislého dodávateľa, obchodný názov (ak je iný), obchodný subjekt (výlučný vlastnícky vzťah, partnerstvo, spoločnosť C, spoločnosť S, trust / estate, spoločnosť s ručením obmedzeným alebo „iné“) a daňovú identifikáciu podniku. číslo (alebo číslo sociálneho zabezpečenia, v prípade výhradných vlastníkov, ktorí nepoužívajú osobitné daňové identifikačné číslo).

Formulár W-9 tiež žiada osobu, ktorá ho vyplní, aby potvrdila, že nepodlieha záložnému zadržaniu. Väčšina daňovníkov nie je, ale ak áno, spoločnosť najímajúca nezávislého dodávateľa bude musieť zraziť daň z príjmu od platu tohto dodávateľa paušálnou sadzbou 24% (za daňové roky 2018 - 25) a poslať ju IRS.

Keďže formulár W-9 vyžaduje uvedenie daňového identifikačného čísla alebo čísla sociálneho zabezpečenia, osoba, ktorá ho vyplní, a spoločnosť prijímajúca vyplnený formulár ho musia počas prenosu a po prijatí starostlivo chrániť, aby sa zabránilo krádeži identity.

Keď by ste nemali vyplniť W-9

Nezávislý dodávateľ, ktorý dostane neočakávaný W-9, by sa mal pred vyplnením dotazu váhať a preskúmať, či má žiadateľ opodstatnený dôvod požiadať o tento formulár. Finančné inštitúcie niekedy používajú formulár W-9 na vyžiadanie si informácií od zákazníka, keď potrebujú nahlásiť dividendy alebo úroky. Tu buďte opatrní: Finančná inštitúcia by už pravdepodobne mala mať vaše daňové identifikačné číslo od otvorenia účtu.

Ďalšou situáciou, v ktorej by ste mali pred vyplnením formulára W-9 váhať, je to, že spoločnosť, ktorá vás žiada, je váš zamestnávateľ a mali by ste byť klasifikovaní ako zamestnanec, nie ako nezávislý dodávateľ. Rozdiel je podstatný.

Zamestnanec alebo nezávislý dodávateľ?

Ak ste zamestnanec, váš zamestnávateľ zráža dane z príjmu, zráža a platí dane zo sociálneho zabezpečenia a daní Medicare a daň z nezamestnanosti z vašich miezd. Ak ste nezávislým dodávateľom, nebude. To znamená, že budete zodpovední za podiel zamestnávateľa na daniach zo sociálneho zabezpečenia a daní Medicare a že nebudete mať nárok na kompenzáciu v nezamestnanosti, ak budete prepustení.

Bezohľadný alebo finančne bojujúci zamestnávateľ by sa mohol pokúsiť klasifikovať zamestnanca ako nezávislého dodávateľa, aby ušetril peniaze. Ak ste kvalifikovaní ako nezávislí dodávatelia, „úspory“ dane vášho zamestnávateľa vychádzajú z vrecka ako daň zo samostatnej zárobkovej činnosti. Tiež budete zodpovední za výpočet a zaplatenie odhadovaných daní štyrikrát do roka a vyplnenie harmonogramu C, keď podáte svoje ročné daňové priznanie.

Nie je vždy jasné, či je pracovník zamestnancom alebo nezávislým dodávateľom, ale vo všeobecnosti platí, že čím väčšia kontrola nad firmou má nad tým, čo robia a ako to robia, tým je pravdepodobnejšie, že sú zamestnancami. Ak sa váš pocit Spidey začne mravčiť, keď vás niekto, kto si vás najal, zavolá nezávislému dodávateľovi, je to dobré znamenie a mali by ste situáciu ďalej prešetriť. Najprv si prečítajte diskusiu IRS o rozdieloch medzi nimi. Ak ste zamestnanec, mali by ste vyplniť formulár W-4, nie formulár W-9.

Tu je príklad, kedy zamestnávateľ mohol oprávnene zmeniť vaše postavenie zo zamestnanca na nezávislého dodávateľa. Ste počítačový programátor a musíte prísť do kancelárie od pondelka do piatka od 9:00 do 18:00. Spoločnosť poskytuje váš stôl a počítač.

Od budúceho mesiaca budete požiadaní o poskytnutie počítača. Budete môcť pracovať z domu alebo z akéhokoľvek vzdialeného miesta a prácu môžete dokončiť v ktorúkoľvek hodinu, pokiaľ sú vaše úlohy dokončené podľa plánu a včas reagujete na telefonické hovory a e-maily súvisiace s prácou.

W-9 FAQ

Ako zistím, či som zadržaný zo zálohy?

Poslala vám IRS list, v ktorom vám oznámi, že ste povinne zadržaní zálohy? To sa mohlo stať, ak ste nahlásili všetky svoje záujmy a dividendy z predchádzajúceho daňového priznania. Ak ste tento list nedostali a ak žiadateľovi formulára W-9 poskytnete svoje daňové identifikačné číslo, nepodliehajú vám záložné zrážky. Ak hrozí zadržanie zálohy, pred jej odoslaním prečiarknite položku dva v časti dva formulára W-9.

Aký je najbezpečnejší spôsob odoslania formulára W-9?

Ak dokážete dokument odovzdať osobne, je to ideálne. Inak je možné použiť bezplatnú online službu na zašifrovanie vyplneného formulára W-9 a jeho bezpečné odoslanie e-mailom žiadateľovi. Môžete tiež použiť šifrovanú službu zdieľania súborov.

Ďalšou možnosťou je odoslanie prostredníctvom služby, ako je FedEx, UPS alebo poštová služba, aj keď neexistuje žiadna záruka, že sa váš formulár počas prepravy nestratí, nezkradne ani sa s ním nebude manipulovať.

Neexistuje tiež žiadna záruka, že príjemca uloží formulár bezpečne, aj keď ho pošlete bezpečne, takže by ste sa mali na to vopred opýtať.

Je môj podnik oslobodený od dane?

Ak ste výhradným vlastníkom, pravdepodobne to tak nie je. Ak ide o spoločnosť, mohla by byť, ak spĺňa podmienky na oslobodenie od dane IRS.

Mám identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN) aj číslo sociálneho zabezpečenia. Aké číslo mám uviesť vo formulári?

Ak ste výhradným vlastníkom, môžete zadať ktorýkoľvek z nich. Ak je vaša firma LLC klasifikovaná ako spoločnosť alebo partnerstvo, použite EIN účtovnej jednotky. Ak je vaša spoločnosť spoločnosť s jediným spoločníkom LLC, ktorá sa nezohľadňuje, zadajte svoje SSN alebo EIN (nie EIN subjektu).

Môžem odmietnuť vyplniť formulár W-9?

Istá. Ak odmietnete v reakcii na oprávnenú žiadosť, váš klient bude zrážať dane z vášho platu vo výške 24%. Účtovné oddelenie môže tiež nájsť bolesť a povedať svojmu kontaktu, aby odmietol s vami ďalej obchodovať. Podniky majú od IRS veľkú povinnosť získať vyplnený formulár W-9 od kohokoľvek, komu v priebehu roka zaplatia 600 dolárov alebo viac. Nedodržanie môže mať za následok pokuty.

Ak sa domnievate, že osoba žiadajúca o formulár nemá žiadnu žiadosť, je odmietnutie pravdepodobne dobrý nápad. Ak máte obavy, opýtajte sa daňového odborníka, čo máte robiť.

Kto ma okrem klienta môže požiadať o vyplnenie formulára W-9?

Banka, sprostredkovateľská spoločnosť, požičiavajúca inštitúcia, ktorá zrušila dlh, ktorý dlhujete, alebo emitent ceny, ktorú ste vyhrali, by sa mohli všetci opýtať. Ak ste počas propagácie „12 dní darčekov“ hosťom „Ellen“ a producenti talkshow vás žiadajú, aby ste pred odchodom vyplnili W-9, je bezpečné predpokladať, že žiadosť je oprávnená. Ak dostanete e-mail, v ktorom sa uvádza, že ste vyhrali cenu v súťaži, na ktorú ste sa nepamätali, pravdepodobne nebudete chcieť dať tejto osobe W-9.

Dajte si pozor na phishingové podvody typu W-9. Ak dostanete e-mailovú žiadosť o formulár W-9 a nie ste si istí, či je legitímna, kontaktujte predpokladaného odosielateľa telefonicky (a v podozrivom e-maile nepoužívajte žiadne telefónne číslo), aby ste sa opýtali, či je žiadosť platná. Útočníci sú sofistikovaní a dokážu priniesť správu tak, ako by vyšla z vašej banky alebo dokonca od vášho klienta. A ak dostanete e-mail od IRS, je to určite pokus o phishing a mali by ste ho poslať ďalej na . IRS nezačína kontakt s daňovníkmi prostredníctvom e-mailu.

Spodný riadok

Formuláre W-9 sú pre nezávislých dodávateľov, tiež nazývaní nezávislí dodávatelia. Je dôležité vyplniť formulár správne - ale iba ak ste si istí, že je to ten správny formulár na odoslanie a žiadosť je oprávnená.