Vyplnenie formulára W-9

Ak pracujete ako nezávislý pracovník alebo nezávislý dodávateľ, väčšina vašich klientov by vás mala požiadať o vyplnenie formulára IRS W-9, žiadosti o identifikačné číslo daňového poplatníka a osvedčenia. Tento formulár pomáha spoločnostiam získať kľúčové informácie od svojich dodávateľov s cieľom pripraviť návratky informácií pre IRS. Podniky musia podávať hlásenia o informáciách pomocou formulára 1099-MISC vždy, keď v priebehu roka platia nezávislému alebo nezávislému dodávateľovi celkom 600 dolárov alebo viac (pozri Účel 1099 formulárov ).

Vaši klienti použijú informácie z vášho W-9 na vloženie vášho mena, obchodného mena, adresy a identifikačného čísla daňového poplatníka (DIČ) do 1099-MISC, ktoré o vás uložia. Koncom januára, ktorý nasleduje po skončení daňového roka, pošlú jednu kópiu 1099-MISC do IRS a ďalšiu kópiu.

Medzi ďalšie okolnosti, za ktorých by vás mohli byť požiadaní o vyplnenie W-9, patria:

• určité transakcie s nehnuteľnosťami
• zaplatený úrok z hypotéky
• nadobudnutie alebo opustenie zabezpečeného majetku
• zrušenie dlhu
• príspevky na individuálne dôchodkové zabezpečenie (IRA)

(Viac informácií o jeho použitiach - a kedy by ste si mali položiť otázku, či ich musíte podpísať - nájdete v časti Účel formulára W-9 .)

Pokyny krok za krokom

Formulár W-9 je jedným z najjednoduchších formulárov IRS na vyplnenie, ale ak vás daňové formuláre znervóznia, nebojte sa. Prevedieme vás správnym spôsobom, ako to dokončiť.

Krok 1: Zadajte svoje meno podľa daňového priznania. Ľahké, však?

Krok 2: Zadajte svoje obchodné meno alebo názov „ignorovanej entity“, ak sa líši od mena, ktoré ste zadali pre krok 1. Napríklad môžete byť výhradným vlastníkom, ale na marketingové účely nepoužívate ako svoje osobné meno svoje osobné meno Obchodné meno; namiesto toho „podnikáte ako“ nejaké iné meno. Tu by ste zadali toto meno. Pokiaľ ide o ignorovanú časť entity, ak neviete, čo to je, pravdepodobne nie ste. Najbežnejším ignorovaným typom subjektu je spoločnosť s ručením obmedzeným s jediným spoločníkom. Živnostníci a právnické osoby sa nikdy klasifikujú ako nerešpektované subjekty.

Krok 3: Aký typ podnikateľského subjektu ste pre federálnu daňovú klasifikáciu: výhradné vlastníctvo, partnerstvo, spoločnosť C, spoločnosť S, trust / estate, spoločnosť s ručením obmedzeným alebo „iný“? Začiarknite príslušné políčko. Ak si nie ste istí, pravdepodobne ste výhradným vlastníkom, pretože na to, aby ste sa stali jedným z ďalších subjektov, by ste museli podať veľa dokladov.

Krok 4: Výnimky. Je pravdepodobné, že tieto polia necháte prázdne. Tu je niekoľko výnimiek:

1. Príjemcovia, ktorí sú oslobodení od zálohového zadržania, ako napríklad korporácie (vo väčšine prípadov), bude možno potrebné zadať kód do políčka „Výnimka pre príjemcu platby“. Pokyny vo formulári W-9 obsahujú zoznam príjemcov oslobodených od dane a ich kódy a druhy platieb, pre ktoré by sa tieto kódy mali používať. Napríklad spoločnosti, ktoré vyplnia W-9 na príjem úrokov alebo dividend, by zadali kód „5“.

2. Príjemcovia, ktorí sú oslobodení od oznamovania podľa zákona o dodržiavaní predpisov o dani zo zahraničia (FATCA), možno budú musieť zadať kód do políčka „Oslobodenie od vykazovacieho kódu FATCA“. Ani jedno z týchto políčok sa nebude vzťahovať na typického nezávislého dodávateľa alebo nezávislého pracovníka.

Krok 5: Zadajte svoju ulicu, mesto, štát a PSČ. Čo keď sa vaša domáca adresa líši od adresy vašej firmy? Ktorú adresu by ste mali uviesť na formulári W-9? Použite adresu, ktorú použijete pri daňovom priznaní. Napríklad, ak ste výhradným majiteľom, ktorý prenajíma kancelárske priestory, ale daňové priznanie podáte pomocou svojej domácej adresy, zadajte svoju domácu adresu do formulára W-9, takže IRS nebude mať problémy s prispôsobením vašich 1099s k formuláru 1040,

Krok 6: V tomto voliteľnom kroku môžete uviesť meno a adresu žiadateľa. Možno budete chcieť vyplniť toto pole, aby ste si viedli záznamy o tom, komu ste poskytli svoje daňové identifikačné číslo.

Krok 7: IRS volá túto časť I, ktorá vás musí presvedčiť, aké boli všetky tie kroky, ktoré ste práve dokončili. Tu musíte uviesť daňové identifikačné číslo svojej firmy, ktorým bude buď vaše individuálne číslo sociálneho zabezpečenia (SSN), ak ste výhradným vlastníkom, alebo vaše identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN), ak ste iným typom podnikania. Teraz majú niektorí výhradní vlastníci aj EIN, ale IRS uprednostňuje, aby výhradní vlastníci používali svoje SSN na formulári W-9. Opäť to uľahčí porovnávanie všetkých 1099s, ktoré dostanete, s daňovým priznaním, ktoré podáte pod svojím SSN.

Čo ak je vaša firma nová a nemá EIN? Stále môžete vyplniť formulár W-9. Podľa IRS by ste mali požiadať o číslo a do políčka pre DIČ napísať „požiadané o“. Toto číslo budete chcieť získať čo najrýchlejšie, pretože až kým to neurobíte, budete podliehať zadržaniu zálohy. O EIN môžete požiadať na webovej stránke IRS. Viac informácií o zadržaní zálohy nájdete v pokynoch uvedených nižšie pre krok 8, časť II.

Krok 8: V časti II musíte pred podpísaním formulára W-9 potvrdiť pravdivosť všetkých svojich informácií. Zámerné ležanie na daňovom formulári môže znamenať, že budete musieť zaplatiť pokutu alebo ísť do väzenia; IRS sa neusporiada. Pred podpísaním formulára W-9 sú nasledujúce tvrdenia, ktoré musíte potvrdiť, pod sankciou krivej prísahy:

1. Číslo uvedené v tomto formulári je moje správne identifikačné číslo daňovníka (alebo čakám na vydanie čísla).

Ak ste uvažovali o použití „požičaného“ ukradnutého alebo vytvoreného daňového identifikačného čísla, zamyslite sa pred tým, ako budete ležať pod prísahou.

2. Nie som podrobený zadržaniu zálohy, pretože: a) som oslobodený od zadržania zálohy, alebo b) nebol som informovaný službou Internal Revenue Service (IRS), že som vystavený zadržaniu zálohy v dôsledku neohlásenie všetkých úrokov alebo dividend, alebo (c) IRS ma upovedomilo, že už viac nie som predmetom zálohy.

Väčšina daňovníkov je oslobodená od zadržania záloh. Ak neviete, o čom hovorí IRS, pravdepodobne ste oslobodení. Ak nie ste oslobodení od dane, bude vás informovať IRS a spoločnosť, ktorá vám vypláca, musí vedieť, pretože je povinná zraziť daň z príjmu z vašej mzdy paušálnou sadzbou 28% a odoslať ju do IRS. Mimochodom, teraz viete ďalší dobrý dôvod, aby ste nepodvádzali svoje daňové priznanie: Možno o tom budete musieť povedať budúcemu klientovi, čo by mohlo prinútiť spoločnosť, aby o vás dvakrát rozmýšľala. V písmene c) sa v podstate hovorí, že ak ste kedysi boli zadržiavaní zálohy, ale už nie ste, nikto to nemusí vedieť.

3. Som občanom USA alebo inou osobou v USA.

Ak ste pobyt cudzinca, máte jasno. IRS tiež považuje za „osobu v USA“: partnerstvo, spoločnosť, spoločnosť alebo združenie založené alebo organizované v Spojených štátoch alebo podľa zákonov Spojených štátov; domáci statok; a domáca dôvera. Ak je vaše podnikanie partnerstvom so zahraničným partnerom, uplatňujú sa osobitné pravidlá; prečítajte si o nich pokyny v formulári W-9. Ak nie ste občanom USA, možno budete musieť namiesto toho vyplniť formulár W-8 alebo formulár 8233.

4. Kódy (kódy) FATCA uvedené v tomto formulári (ak existujú), ktoré naznačujú, že som vyňatý z oznamovania správ FATCA, sú správne.

Pravdepodobne sa nebudete musieť báť tohto, ktorý súvisí so zákonom o dodržiavaní zákona o dani zo zahraničia.

Ešte pár bodov pred podpisom

Formulár W-9 vám hovorí, že chcete prečiarknuť vyššie uvedenú položku 2, ak vás IRS informoval o tom, že v súčasnosti máte možnosť zadržať zálohu, pretože ste nahlásili všetky úroky a dividendy z daňového priznania.

Položku 2 môžete prečiarknuť, ak vyplňujete formulár W-9 v súvislosti s transakciou s nehnuteľnosťami. Položka 2 sa v tomto prípade neuplatňuje, takže nezáleží na tom, či vám hrozí záloha.

Ak si teraz pozorne prečítate drobné písmo v pokynoch W-9, zdá sa, že väčšina ľudí nemusí tento formulár vôbec podpísať. Spravidla sa vyžaduje, aby ste to podpísali, iba ak vás úrad IRS upozornil, že ste predtým poskytli nesprávny DIČ. Vedľa technických aspektov však osoba, ktorá vás požiadala o vyplnenie formulára W-9, ho pravdepodobne bude považovať za neúplnú alebo neplatnú, ak ste ho nepodpísali, a veľa šťastia, keď sa ich pokúsite presvedčiť inak.

Vrátenie formulára

Vyplňte vyplnený formulár W-9 firme, ktorá vás požiadala o jeho vyplnenie. V ideálnom prípade ho doručíte osobne, aby ste obmedzili svoje vystavenie krádeži identity, ale táto metóda často nie je praktická. Pošta sa považuje za relatívne bezpečnú. Ak musíte vyplniť tento formulár e-mailom, mali by ste pred odoslaním správy zašifrovať dokument aj svoju e-mailovú správu a trojnásobne skontrolovať, či máte správnu e-mailovú adresu príjemcu. Bezplatné služby sú k dispozícii online, aby vám to pomohli, ale pred tým, ako im dôverujete svoje dokumenty, si overte ich reputáciu.

Spodný riadok

Poskytnutie presných informácií vo vašom formulári W-9 pomôže zaistiť, aby vaše prijaté platby - alebo iné transakcie, ktoré vyžadujú tento formulár - boli správne nahlásené IRS. Ak si nie ste istí niektorými položkami, napríklad správnym zaradením firmy, obráťte sa na svojho účtovníka alebo iného finančného poradcu.